Verwaltungsangestellte/r am Lehrstuhl für Software Engineering (w/m/d)

Der Lehrstuhl Software Engineering konzentriert sich auf die Entwicklung von innovativer, praxistauglicher Software, zum Beispiel für Geschäftssysteme, Banken, smarte Roboter oder der Simulation und unterstützt damit die voranschreitende Digitalisierung der Wirtschaft und der Gesellschaft. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum 01.07.2023 (oder auch baldmöglichst) eine/n Verwaltungsangestellte/n (w/m/d) im Sekretariat.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen uns im gesamten Spektrum universitärer Verwaltungsaufgaben eines Lehrstuhls:

Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen sowie Dienstreiseabrechnungen
Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Rechnungsüberwachung, Budgetüberwachung, Postbearbeitung, Beschaffungen, selbständige Bearbeitung von Vorgängen des Tagesgeschäftes)
Studierenden-Sekretariat (u. a. Anmeldung und Weiterleitung von Bachelor- und Masterarbeiten)
Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge von wissenschaftlichen Mitarbeitern und Hilfskräften)
Abwicklung der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz, selbständiges Verfassen von Briefen und E-Mails nach Stichworten in Deutsch und Englisch
Assistenz im Projektmanagement (Verwaltung, Kalkulation und Prognostizierung der Projektmittel)
SAP-Kontenführung und Budgetierung
Kommunikation, sowie finanzielle Abstimmung und Abrechnungen mit den jeweiligen Projektträgern
Publikationsverwaltung

Ihr Profil

Sie verfügen über

Eine kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Vorzugsweise Berufserfahrung im Hochschulbereich oder einer forschungsnahen Einrichtung
Einen sehr sorgfältigen Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie absolute Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
Ein hohes Maß an Teamfähigkeit
Sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache
Sehr gute Kenntnisse von MS-Office Anwendungsprogrammen (Word und Excel) sowie SAP
Bereitschaft zur Kommunikation mit Drittmittelgebern und der Hochschulverwaltung
Potenzial, auch neue, andere oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen
Das Interesse, die administrativen Abläufe des Lehrstuhls zu durchdenken und mit neuen Ideen effektiver und effizienter zu gestalten
Erfahrungen in der finanziellen Administration von Drittmittelprojekten, insbesondere in Bezug auf die vielfältigen Richtlinien der Drittmittelgeber wie DFG, BMBF oder EU sind wünschenswert

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum 01.07.2023 (oder auch baldmöglichst) zu besetzen und unbefristet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit. Eine Anpassung der Wochenstundenzahl ist möglich. Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.

Ihre Bewerbung, vorzugsweise via E-Mail, richten Sie bitte an:

Sylvia Gunder
Lehrstuhl Software Engineering
Ahornstr. 55
52074 Aachen
bewerbungen@se.rwth-aachen.de